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Freigabe-Workflows: 4 Stufen sind meistens 2 zu viel - Johann Jörgen Schübeler - 23.05.2025
Ein wiederkehrendes Bild bei CCMS-Einführungen: Der Workflow wird in Anlehnung an die ISO 9001 mit 4 oder 5 Freigabestufen aufgesetzt. Autor, Reviewer, Fachfreigabe, QM-Freigabe, Veröffentlichung. Klingt gründlich. In der Praxis: ein Klotz am Bein.
Was ich beobachte: Topics liegen tagelang im Status "wartet auf Fachfreigabe", weil der zuständige Konstrukteur keine Mail-Benachrichtigung sehen will und das CCMS nicht von sich aus öffnet. Die Redaktion hetzt hinterher, am Ende werden Inhalte unter Termindruck durchgewinkt.
Mein Standardvorschlag: 2 Stufen für 80 % der Inhalte. Autor schreibt, ein zweiter Augen-Reviewer (idealerweise selbst aus der Redaktion oder Schwester-Abteilung) gibt frei. Punkt. Eine zusätzliche Fachfreigabe nur dort, wo es sicherheitsrelevant ist (Schaltpläne, Warnhinweise, sicherheitsrelevante Bedienschritte). QM-Freigabe nur einmal beim Initial-Setup eines Dokumenttyps, je Topic ist sie überflüssig.
Die Konformität leidet darunter nicht, im Gegenteil: Was nicht durch Bürokratie erstickt wird, wird tatsächlich gelesen.
Wie viele Freigabestufen haben Sie aktuell, und wie viele davon greifen ehrlich gesagt nur auf dem Papier?